「やっと退職が決まった」という方の最後の悩みとなるのが、退職時の挨拶メールではないでしょうか。
「今までクソお世話になった会社、上司への挨拶メールはどうやって書いたらいいのかな？」
「社長にはメールする必要あるの？」
「最終日の退職の挨拶もあるしなぁ」
など、考え出してしまうと、あれもこれもとなってしまいますよね。
今回はそんな方がいちいち考えなくても済むように、退職時の挨拶メールの書き方、テンプレートを準備してみました。
また退職時の挨拶の言葉、例文も載せてあります。
ケイ最終出社日は何かと忙しくなりますので、めんどくさい退職の挨拶はここでサクッと準備をしてしまいましょう。
退職の挨拶メールの疑問点・マナーについて答えます
退職の挨拶の例文紹介の前に、退職時の挨拶メールを送る際の疑問点ついて少し書いていきます。
メールは一斉メール？個別メール？
本当は一人ひとりに対して退職のメールを送りたいものですが、人数が多いと大変ですよね。
ですので、退職の挨拶メールは一斉送信をしてもマナー違反にはなりません。
ただし、[CC」欄にアドレスを入れてしまうと、メールを送られた側が他の人のメールアドレスが見えてしまうので、「BCC」送信をするように心がけましょう。
たとえ社内メールであっても、最後までメールマナーを守るようにしていきましょう。
ただ、社長、上司に対しては一斉メールは失礼に当たりますので、面倒であっても個別にメールを送るようにしてください。
ケイたまに名前を書き換えるのを忘れてしまったりして、慌ててお詫びメールを送ったとういう人もいるので注意しましょう。
送るタイミングは？
社内への挨拶メールは最終出社日の午後、できる限り退社直前がいいでしょう。
また社外への挨拶メールはそれぞれの会社でのルールがありますので、会社や上司と相談をして送るタイミングを決めるようにして下さい。
社外への挨拶の場合は担当者の引き継ぎもあるので、目安として2～3週間前に送信するケースが多いようです。
有給消化をする場合は最終出社日に退職の挨拶メールを送信
退職日はもう少し先だけど、最終出社日が今日という場合は、その最終出社日に退職の挨拶メールを送ります。
最終出社日以降は会社での業務を行う事が基本ありませんので、「最終出社日＝最終業務の日」という認識をして、挨拶メールなどもその日中に終わらせてしまいましょう。
バイト先、派遣先を退職する際の退職の挨拶メールは必要？
もし長年に渡ってその会社で業務を行ってきた場合は、マナーとして退職の挨拶をした方がいいと思います。
ただ、パソコンを使わない仕事であったり、メールアドレスを持っていないという場合もありますので、その場合は特に必要はありません。
取引先の方が会社を訪問してくれたり、顔を合わせる機会があるのであれば、今日が最後かもしれないという日のタイミングで、退職の挨拶をするのがいいでしょう。
ケース別 退職の挨拶メールの例文・テンプレート
それでは早速、退職メールの例文紹介をしていきます。
各ケース別に例文を準備しました。
これをテンプレートとしてコピペしていただき、必要な箇所のみを修正して使う事ができます。
- 【社内・同僚宛て】退職の挨拶メール
- 【社内・同僚宛て】定年退職での挨拶メール
- 【社長・上司宛て】退職の挨拶メール
- 【特にお世話になった上司宛て】退職の挨拶メール
- 【社外宛て・訪問予定がある場合】退職の挨拶メール
- 【社外宛て・連絡をしていない場合】退職の挨拶メール
【社内・同僚宛て】退職の挨拶メール・お礼メールの例文
件名：退職のご挨拶とお礼：（※フルネーム）
皆様
お疲れ様です。
○○（※フルネーム）です。
これまで大変お世話になりました。
この度、一身上の都合により、○月○日をもって退職する事となりました。
本日が最終出社日となります。
本来であれば、一人ひとりに直接ご挨拶をすべきですが、メールでのご挨拶となり申し訳ありません。
在籍中、業務においてご指導や協力をいただいたこと、心より感謝しております。
この会社で学んだことや経験を今後の人生で活かしていきたいと考えております。
また後任は○○課長となりますので、お互いに支え合いながら業務を進めていってほしいと思います。
最後になりましたが、皆様のご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
同僚への退職の挨拶メールは、BCCで送信しても大丈夫ですが、もしそれほど人数が多くないようであれば、一人ひとりに送ってもいいと思います。
ただ退職前というのは引き継ぎや、退職の準備で何かと忙しいものですので、BCC送信をしても全く問題はありません。
【社内・同僚宛て】定年退職での挨拶メール・お礼メールの例文
件名：定年退職のご挨拶（※フルネーム）
皆様
お疲れ様です。
○○（※フルネーム）です。
この度、○月○日を持ちまして定年退職の運びとなりました。
本日が最終出社日となります。
本来であれば、一人ひとりに直接ご挨拶をすべきですが、メールでのご挨拶となり申し訳ありません。
○年間の在籍中、業務において協力をいただいたこと、心より感謝しております。
退職後は○○をしていきたいと考えています。
皆様におきましては、健康に気をつけて益々のご活躍をお祈りいたします。
今まで本当にありがとうございました。
取り急ぎメールでのご挨拶をお許しくださいませ。
最後になりましたが、皆様のご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
定年退職時の挨拶メールは基本的には、同僚への挨拶メールと同じ文章で問題ありません。
何年間在籍したか、退職後の予定などがあれば、それを付け足すとそれらしくなります。
【社長・上司宛て】退職の挨拶メール・お礼メールの例文
件名：退職のご挨拶とお礼（フルネーム）
○○社長（○○部長、○○課長など） ※様はつけない
お疲れ様です。
○○（※フルネーム）です。（大企業の場合は○○支社、○○部の○○ですとしても良い）
これまで大変お世話になりました。
この度、一身上の都合により、○月○日をもって退職する事となりました。
本日が最終出社日となります。
本来であれば直接ご挨拶をすべきですが、メールでのご挨拶になってしまった事、お詫び申し上げます。
社長（○○部長）には、在籍中たくさんのご指導をいただきました。
時には叱咤激励をいただくなど、本当に多くの事を学ばせていただきました。
在籍中、何かと至らぬ点もあったと思いますが、ここまでやってこれたのも社長（○○部長、○○課長）のおかげだと思っております。
この会社で学んだ事や経験を今後の人生で活かしていきたいと考えております。
最後になりましたが、○○社長（○○部長、○○課長）のご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
社長や上司へのメールは必ず個別に送るようにしましょう。
特に社長へのBCC送信は失礼ですので、宛名もしっかりと記入するようにしましょう。
また文章内でも個別の名前が入りますので、ここの書き換えをし損なうという事がないように気をつけて下さい。
ちょっと自分は心配だなという方は、最初からその箇所を「会社の皆様」などと書き換えてもいいでしょう。
「◯◯社長 様」はマナー違反です
ここでよく間違えるのが、
○○社長様、○○部長殿
というような敬称を付けてしまう事です。
社長自体が敬称となりますので、様や殿は不要となります。
もし○○社長、○○部長で終わるのに抵抗があるのであれば、
代表取締役社長 ○○様
○○部 部長 ○○様
というように書くようにしてください。
【特にお世話になった上司宛て】退職の挨拶メール・お礼メールの例文
件名：退職のご挨拶とお礼（※フルネーム）
○○課長
お疲れ様です。
○○（※フルネーム）です。
これまで大変お世話になりました。
この度、一身上の都合により、○月○日をもって退職する事となりました。
本日が最終出社日となります。
○○課長には、入社時より仕事の基礎を教えていただきました。
私が○○の案件で苦しんでいる時に一緒に悩み考えていただき、成果を上げることができた際は、○○課長の部下で本当によかったと思いました。
課長に教えられた事を今や人生で活かし、より一層励んでいきたいと思います。
最後になりましたが、○○課長のご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
社長は上司に対しては、個別メールであれば、内容は同じであっても問題ありませんが、入社時よりお世話になったり、部署が違ってもいつも相談をしていたというような上司がいるのであれば、ちょっと文面を変えた内容を送るのがいいでしょう。
その上司との印象的ななエピソードなどがある場合は、ここで書いてみると、相手にとってもより印象的な挨拶メールになります。
【社外宛て・訪問予定がある場合】退職の挨拶メール・お礼メールの例文
件名：退職のご挨拶とお礼（株式会社○○ ※フルネーム）
株式会社○○ 営業課 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○（※フルネーム）です。
私事で大変恐れ入りますが、一身上の都合により○月○日を持ちまして退職をすることとなりました。
本日が最終出社日となります。
在職中は、○○様には大変お世話になり、ありがとうございました。
後任は同じ部署の○○が勤めさせていただきます。
後日改めて挨拶に伺わせていただきますので、よろしくお願い申し上げます。
まずはメールでのご挨拶になりましたこと、お詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展と○○様のご活躍をお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
社外宛てで、退職前に訪問の予定がある場合は、訪問前にあらかじめメールを送信しましょう。
送るタイミングは、会社それぞれのルールがある場合もありますので、会社や上司と相談して送るようにしましょう。
【社外宛て・連絡をしていない場合】退職の挨拶メール・お礼メールの例文
件名：退職のご挨拶とお礼（株式会社○○ ※フルネーム）
株式会社○○ 営業課 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○（※フルネーム）です。
突然の事で申し訳ございません。
私事で大変恐れ入りますが、一身上の都合により○月○日を持ちまして退職をすることとなりました。
本日が最終出社日となります。
在職中は、○○様には大変お世話になり、ありがとうございました。
後任は同じ部署の○○が勤めさせていただきます。
本来であれば直接ご挨拶をすべきですが、メールでのご挨拶になってしまった事、お詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展と○○様のご活躍をお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。
退職までに訪問をしない取引先の場合、最終日にメールで連絡をする場合があります。
突然退職をする事に対するお詫び、しっかりと挨拶ができない事に対するお詫びをしっかりと行い、今後の後任が誰であるかという事を伝え、相手を安心させるようにしましょう。
退職の挨拶メールの返信は必要・文面は？
ここで退職の挨拶メールを受け取った側の観点から少しだけ見ていきたいと思います。
退職の挨拶メールの返信は必要？
個人的には挨拶メールへの返信はいらないと思っています。
取引先の場合であれば、既に挨拶を終わっている場合も多いでしょうし、社内であれば退社の際に挨拶をすればいいだけの事ですので、特にメールの返信はいらないと思います。
社外宛てで、連絡をもらっていなかった場合は、返信の必要があるように思うかもしれませんが、退職メールが送られるのが最終出社日の退社直前というケースも少なくありません。
その後本人がメールを確認するという事もありませんので、あえて連絡をする必要はありません。
メールアドレス自体は少しの期間残しておく場合が多いですが、個人的なお礼のメールを送ったとしても、それを読むのは他の人間になってしまいます。
ただどうしても返信をしたいというような場合は、これまでお世話になった気持ちを伝えるような文章を書けばいいと思います。
その人の気持ちですので、テンプレートも必要ないですし、これまでの感謝の気持ちや今後の応援メッセージを素直に書いていってください。
退職のあいさつ・言葉の例文
会社にもよりますが、最終出社日の朝に簡単な挨拶をする場合があります。
その際の挨拶も、メールの内容を元にして組み立てていけば大丈夫です。
ポイントは、要点をまとめて、コンパクトに話すこと
退職の挨拶と聞くと、ちょっとしたスピーチみたいに思ってしまうかもしれませんが、1分～2分程度で話せる内容で問題ありません。
皆さん、お疲れ様です。
先ほど、○○部長がおっしゃったとおり、一身上の都合により退職することになり、本日が最終出社日となります。
私が入社して○年間皆さんと一緒に働くことができ、本当によかったと思います。
ここまでやって来ることができたのも、社長、○○部長、部署のメンバーをはじめ、皆さんのおかげだと思っています。
今後は、○○課長が私の業務を引き継いでくれますので、○○課長と一丸となって業務を進めていって下さい。
最後になりましたが、今後の会社の発展と皆さんのご活躍を願ってます。
以上です。
これまで本当にありがとうございました。
ポイントは長すぎず、要点をまとめて話すということです。
上記を基本的なテンプレートにしてもらって、何か印象的なエピソードがあれば、途中に盛り込んでもいいでしょう。
まとめ：退職時の挨拶メールについて
退職の挨拶メールはほとんどの場合、最終出社日に行う場合が多いので、その日になって考えようという人も多いですが、実際書いてみようとすると、どうやって書いたらいいか分からないというケースも少なくありません。
今回の文例をテンプレートにすれば簡単に、挨拶メールが作れますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
